Kaip išrašyti sąskaitą faktūrą 2026: rekvizitai, pavyzdys, 5 žingsniai

Pardavėte prekę ar suteikėte paslaugą, dabar reikia sąskaitos faktūros. Šis gidas atsako į visus klausimus, kurie kyla pirmą kartą: kas privalo joje būti, kuo skiriasi PVM ir paprasta sąskaita, kaip numeruoti, kokį tarifą taikyti ir kaip išrašyti sąskaitą individualiai veiklai, fiziniam asmeniui ar ES klientui.

Trumpai: sąskaita faktūra galioja, kai turi visus privalomus rekvizitus, unikalų numerį ir teisingą PVM tarifą. Programa tai sutvarko per minutę, ranka ar Excel užtrunka ilgiau ir dažniau klysta.

Kas yra sąskaita faktūra ir kada ją privaloma išrašyti

Sąskaita faktūra yra apskaitos dokumentas, kuriuo pardavėjas įformina prekės pardavimą ar paslaugos suteikimą ir nurodo mokėtiną sumą. Ji privaloma, kai pirkėjas yra įmonė, individualios veiklos vykdytojas ar kitas apmokestinamasis asmuo. Parduodant fiziniam asmeniui asmeninėms reikmėms, užtenka kasos aparato kvito ar kito apskaitos dokumento, bet pirkėjui paprašius sąskaitą išrašyti reikia.

Sąskaita išrašoma patiekus prekę ar suteikus paslaugą. Ilgalaikėms ir nuolatinėms paslaugoms, pavyzdžiui nuomai ar abonementui, sąskaita gali būti išrašoma už ataskaitinį laikotarpį, dažniausiai mėnesį.

PVM sąskaita faktūra ar paprasta sąskaita faktūra

Skirtumą lemia jūsų statusas, ne pirkėjo. PVM mokėtojas išrašo PVM sąskaitą faktūrą su PVM kodu, tarifu ir PVM suma. Ne PVM mokėtojas išrašo paprastą sąskaitą faktūrą be PVM eilučių, o PVM kodo neturi ir jo nerašo.

• PVM mokėtojas: dokumento pavadinimas „PVM sąskaita faktūra“, nurodomas pardavėjo PVM kodas, apmokestinamoji vertė, PVM tarifas, PVM suma ir suma su PVM.
• Ne PVM mokėtojas: dokumento pavadinimas „Sąskaita faktūra“, PVM eilučių nėra, suma rašoma viena. Naudinga pridėti pastabą „Ne PVM mokėtojas“.
• PVM mokėtoju privaloma registruotis, kai atlygis per praėjusius arba einamuosius kalendorinius metus viršija 45 000 €. Iki tol PVM sąskaitų nerašote.

Kaip išrašyti sąskaitą faktūrą: 5 žingsniai

• 1. Surinkite rekvizitus: savo ir pirkėjo pavadinimą, kodą, adresą, PVM kodus, jei jie yra.
• 2. Suteikite seriją ir numerį. Numeris turi būti unikalus ir sudaromas didėjančia seka.
• 3. Įrašykite išrašymo datą, prekes ar paslaugas, kiekį, vieneto kainą ir matavimo vienetą.
• 4. Apskaičiuokite sumą be PVM, pritaikykite tarifą (21 / 12 / 5 / 0 %) ir gaukite sumą su PVM. Ne PVM mokėtojas šį žingsnį praleidžia.
• 5. Išsaugokite PDF, išsiųskite pirkėjui ir pasilikite kopiją 10 metų.

Programoje šie žingsniai suspaudžiami į vieną: klientą atpažįsta iš įmonės kodo, numerį priskiria pati, PVM suskaičiuoja ir PDF išsiunčia. Invly tai daro per 60 sekundžių iš naršyklės arba iš telefono per programėlę App Store ir Google Play.

Privalomi sąskaitos faktūros rekvizitai

PVM sąskaitos faktūros rekvizitus nustato PVM įstatymo 80 straipsnis. Kad sąskaita galiotų, joje turi būti:

• Dokumento pavadinimas: „PVM sąskaita faktūra“ arba „Sąskaita faktūra“.
• Serija ir numeris, unikalūs ir nuoseklūs.
• Išrašymo data. Jei prekės patiektos ar paslauga suteikta kitą dieną, nurodoma ir ta data.
• Pardavėjo pavadinimas, įmonės kodas, adresas ir PVM mokėtojo kodas (PVM mokėtojams).
• Pirkėjo pavadinimas, įmonės kodas ir adresas. Fiziniam asmeniui, kuris nevykdo veiklos, adresas ir kiti papildomi rekvizitai rašomi jo prašymu.
• Prekės ar paslaugos pavadinimas, kiekis, matavimo vienetas ir vieneto kaina be PVM.
• Apmokestinamoji vertė, PVM tarifas ir PVM suma eurais.
• Bendra suma su PVM.
• Nuolaidos, jei taikomos, ir jų suma.
• Specialūs įrašai, kai jie taikomi: „Atvirkštinis apmokestinimas“, „Maržos apmokestinimo schema“, „PVM neapmokestinama, PVMĮ ... str.“.

Ne PVM mokėtojo sąskaitoje PVM kodų, tarifo ir PVM sumos nėra, visi kiti rekvizitai išlieka.

PVM tarifai 2026 metais

• 21 % standartinis tarifas: dauguma prekių ir paslaugų.
• 12 % nuo 2026-01-01: apgyvendinimas, keleivių vežimas reguliariais maršrutais, meno ir kultūros renginiai (iki 2025 m. jiems galiojo 9 %).
• 5 %: vaistai, knygos, periodiniai leidiniai, neįgaliųjų techninės pagalbos priemonės.
• 9 % nuo 2026-01-01 nebetaikomas: šildymui, karštam vandeniui ir malkoms dabar galioja 21 %.
• 0 %: eksportas ir prekių tiekimas kitos ES šalies PVM mokėtojui.
• Atvirkštinis apmokestinimas: statybos darbai Lietuvoje ir paslaugos ES verslo klientui. PVM nerašomas, sąskaitoje nurodoma „Atvirkštinis apmokestinimas“.
• Maržos schema: naudotų prekių ir automobilių perpardavimas, PVM skaičiuojamas nuo maržos ir sąskaitoje neišskiriamas.

Numeravimas ir serija

Numeriai sudaromi didėjančia seka ir negali kartotis: INV-0001, INV-0002 ir toliau. Seriją pasirenkate patys, pavyzdžiui pagal metus (2026-001) arba pagal veiklą. Klaidingą sąskaitą ne trinate, o anuliuojate arba išrašote kreditinę sąskaitą. Programoje numerį priskiria sistema, todėl dubliuoti ar praleisti neįmanoma.

Sąskaita faktūra individualiai veiklai

Individualios veiklos vykdytojas dažniausiai nėra PVM mokėtojas, todėl išrašo paprastą sąskaitą faktūrą. Vietoje įmonės kodo nurodomas individualios veiklos pažymos numeris arba asmens kodas, pavadinimo vietoje vardas ir pavardė. Sumos rašomos be PVM. Kai atlygis per kalendorinius metus viršija 45 000 €, reikia registruotis PVM mokėtoju ir pereiti prie PVM sąskaitų. Su verslo liudijimu sąskaita faktūra išrašoma tik pirkėjui paprašius arba parduodant įmonei.

Sąskaita fiziniam asmeniui ir ES klientui

PVM mokėtojas sąskaitą fiziniam asmeniui išrašo su visa privaloma apskaitos dokumento informacija, o adresą ir kitus PVM sąskaitos rekvizitus prideda pirkėjo prašymu. Ne PVM mokėtojo sąskaitoje veiklos nevykdančio pirkėjo vardas, pavardė ir asmens kodas rašomi tik jam pageidaujant. Jei pardavimą fiksuoja kasos aparatas, sąskaita išrašoma pirkėjui pareikalavus, ir joje įrašomas kasos aparato numeris, kvito numeris bei data.

Per kiek laiko reikia išrašyti sąskaitą

PVM sąskaita faktūra išrašoma nedelsiant, kai prekės patiektos ar paslauga suteikta. Ilgalaikių paslaugų sąskaitą už visą mėnesį galima išrašyti iki kito mėnesio 10 dienos, o sandorių su kitų ES šalių pirkėjais iki kito mėnesio 15 dienos. Gavus avansą, jis taip pat įforminamas PVM sąskaita faktūra.

Ne PVM mokėtojo sąskaitai galioja Finansinės apskaitos įstatymo taisyklė: dokumentas išrašomas nedelsiant, ne vėliau kaip iki kito mėnesio 10 dienos po operacijos.

Supaprastinta sąskaita iki 100 €

Kai sąskaitos suma su PVM neviršija 100 €, PVM mokėtojas gali išrašyti supaprastintą PVM sąskaitą faktūrą. Joje pakanka išrašymo datos, numerio, pardavėjo pavadinimo ir PVM kodo, pirkėjo PVM kodo, prekės ar paslaugos pavadinimo, apmokestinamosios vertės, tarifo ir PVM sumos. Pirkėjo pavadinimo, adreso, kiekio ir vieneto kainos nereikia.

Parašas, antspaudas, kalba ir valiuta

PVM įstatymo rekvizitų sąraše nėra nei parašo, nei antspaudo. Parašas privalomas tik dokumente, kuriuo pagrindžiama grynųjų pinigų operacija. Apskaitos dokumentai Lietuvoje tvarkomi valstybine kalba, o sumos nurodomos eurais, prireikus greta ir užsienio valiuta. PVM suma visada rašoma eurais.

Elektroninę PVM sąskaitą faktūrą galima siųsti tik pirkėjui iš anksto sutikus. Praktikoje pakanka sutartyje ar užsakyme susitarti, kad sąskaitas siųsite el. paštu.

VMI sąskaitų išrašymas: i.APS ir i.SAF

VMI turi nemokamą paslaugą i.APS, skirtą gyventojams, vykdantiems individualią veiklą pagal pažymą arba su verslo liudijimu. Joje galima išrašyti išankstinę sąskaitą, sąskaitą faktūrą, PVM sąskaitą faktūrą ir pirkimo ar pardavimo kvitą. Elektronines PVM sąskaitas faktūras i.SAF posistemyje taip pat gali išrašyti tik individualią veiklą vykdantys gyventojai. Įmonės, tai yra UAB ir MB, VMI įrankiais sąskaitų neišrašo, jos i.SAF gali tik gauti ir peržiūrėti.

ES verslo klientui su galiojančiu PVM kodu paslaugos sąskaita išrašoma be PVM su įrašu „Atvirkštinis apmokestinimas“ ir abiejų šalių PVM kodais. Prekių tiekimui į kitą ES šalį taikomas 0 % tarifas, o sandoris deklaruojamas i.SAF ir FR0600. Kliento PVM kodą patikrinkite VIES sistemoje prieš išrašydami.

Sąskaitos faktūros pavyzdys

Taip atrodo teisinga PVM sąskaita faktūra už paslaugą, kai pardavėjas yra PVM mokėtojas:

• PVM sąskaita faktūra, serija INV, Nr. 0042, išrašymo data 2026-09-07.
• Pardavėjas: UAB „Pavyzdys“, įm. k. 300000001, PVM k. LT100000000012, Gedimino pr. 1, Vilnius.
• Pirkėjas: MB „Klientas“, įm. k. 305000002, Laisvės al. 10, Kaunas.
• Paslauga: svetainės dizaino darbai, 10 val. x 50,00 € = 500,00 € be PVM.
• PVM 21 %: 105,00 €. Iš viso su PVM: 605,00 €.
• Apmokėjimo terminas: 14 dienų, IBAN ir SEPA QR kodas apmokėjimui.

Ne PVM mokėtojo sąskaita atrodo taip pat, tik be PVM kodo ir be dviejų PVM eilučių: 500,00 € yra galutinė suma.

Ranka, Excel ar programa

Ranka arba Word tinka, jei sąskaitą rašote kelis kartus per metus: numeraciją sekate patys, rekvizitą lengva pamiršti, PDF ruošiate ranka. Excel šablonas suskaičiuoja sumas, bet numeracija, PVM tarifai ir archyvas lieka jūsų rūpestis, o klaidų kaina ta pati.

Sąskaitų programa turi visus privalomus laukus, numerį priskiria pati, PVM skaičiuoja teisingai, sąskaitą išsiunčia ir saugo 10 metų. Invly papildomai atpažįsta klientą iš įmonės kodo, deda SEPA QR kodą apmokėjimui, rodo, kada klientas atidarė sąskaitą, ir paruošia i.SAF bei FR0600 buhalterei. Nemokamas planas leidžia išrašyti 3 sąskaitas per mėnesį be kortelės, programėlė telefone įeina į visus planus.

Kiek laiko saugoti sąskaitas faktūras

Sąskaitas faktūras ir kitus apskaitos dokumentus reikia saugoti 10 metų. Popierinės kopijos nebūtinos, užtenka elektroninio archyvo, kurį galite pateikti VMI paprašius. Programoje archyvas susidaro pats.

Dažniausios klaidos

• Pasikartojantis arba praleistas numeris. Kiekvienas numeris unikalus ir iš eilės.
• Trūksta rekvizito: dažniausiai įmonės kodo, PVM kodo ar pirkėjo adreso.
• Neteisingas PVM tarifas, ypač nebegaliojantis 9 % vietoj 12 % ar 5 % nuo 2026 m.
• PVM nurodytas ne PVM mokėtojo sąskaitoje. Ne PVM mokėtojas PVM neišskiria niekada.
• Nesutampa sumos: apmokestinamoji vertė plius PVM turi būti lygi bendrai sumai.
• ES klientui pritaikytas 21 % vietoje atvirkštinio apmokestinimo arba nepatikrintas PVM kodas VIES.
• Ištrinta klaidinga sąskaita vietoje anuliavimo ar kreditinės sąskaitos.
• Nepasilikta kopija. Sąskaitos saugomos 10 metų.

Nekartokite tų pačių veiksmų ranka. Susikurkite paskyrą ir išrašykite teisingą sąskaitą per minutę, nemokamai ir be banko kortelės, naršyklėje arba telefone.